Das Empfehlungsschreiben, das auch als Referenzschreiben bekannt ist, wird in der Regel von einer dritten Person ausgestellt. Es unterscheidet sich vom Arbeitszeugnis deutlich: Zum einen ist das Empfehlungsschreiben eine freiwillige Angelegenheit, ein Bewerber hat also kein Anrecht auf das Erstellen eines solchen Schreibens. Andererseits muss es nicht zwingend vom bisherigen Arbeitgeber ausgestellt werden, auch Professoren, Dekane, Lehrer, Sportverbandspräsidenten, die die langjährige ehrenamtliche Tätigkeit beschreiben können, und viele andere kommen in Frage. Lediglich Freunde und Familie sind nicht geeignet, um ein Empfehlungsschreiben zu erstellen.
Weiterhin sollte der Aussteller des Empfehlungsschreibens einen gewissen Ruf in einer Branche haben. Er muss mit dem Bewerber, für den er die Empfehlung ausstellt, zusammen gearbeitet haben und ihn beurteilen können. Neben der Auflistung, wann und in welchem Bereich man zusammen gearbeitet hat, sollten auch besonders positive Eigenschaften des Bewerbers erwähnt werden, sowie eine Prognose dessen weiterer Entwicklung in der Zukunft.
Die Bedeutung des Empfehlungsschreibens
Bisher wurden Empfehlungsschreiben vorwiegend in England und den USA genutzt, wo es das qualifizierte Arbeitszeugnis nicht gibt. Seit einigen Jahren setzt es sich aber auch in Deutschland durch, zunächst nur bei Hochschulabsolventen, immer häufiger aber genauso bei klassischen Bewerbungen.
Dem Empfehlungsschreiben wird von Personalern häufig noch mehr vertraut als dem klassischen Arbeitszeugnis, denn dieses kann hinsichtlich der richtigen Formulierung durchaus eingeklagt werden, was beim Empfehlungsschreiben nicht der Fall ist. Da viele Personaler die Referenzen aber auch überprüfen, müssen Bewerber im Vorfeld klären, ob der Aussteller des Schreibens bereit ist, auch telefonisch oder via E-Mail für Rückfragen zur Verfügung zu stehen. Sind diese Punkte geklärt, können Bewerber, die ihrer Bewerbungsmappe ein Empfehlungsschreiben beilegen, aber durchaus einen Vorsprung vor Mitbewerbern erhalten.
Empfehlungsschreiben muss in Zusammenhang mit angestrebtem Beruf stehen
Zu beachten ist beim Empfehlungsschreiben ebenfalls, dass es deutlich bestimmte Qualifikationen des Bewerbers hervorhebt. Diese müssen, damit die Empfehlung Sinn macht, natürlich in direktem Zusammenhang mit der ausgeschriebenen Stelle stehen. Wer sich im Handel bewirbt, braucht kein Empfehlungsschreiben, das über seine buchhalterischen Kenntnisse informiert.