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Personalreferent/-in: Hegen das Personal

Personalreferenten kümmern sich um das wichtigste Kapital einer Firma: die Mitarbeiter. Für diese sind sie nicht nur Ansprechperson für Angelegenheiten jeder Art, sie kümmern sich auch um die Qualifizierung des vorhandenen sowie Rekrutierung neuen Personals.

Als Personalreferent sind Fachaufgaben im Personalwesen Schwerpunkt der Tätigkeit. Bedarf an derartigen Fachkräften gibt es in Handwerksbetrieben, Industrie- und Handelsunternehmen verschiedener Wirtschaftsbereiche, in Personaldienstleistungsunternehmen, bei Organisationen, Verbänden sowie in der öffentlichen Verwaltung.

Das Aufgabengebiet des Personalreferenten ist komplex und richtet sich nach dem Unternehmen, in dem die Tätigkeit ausgeübt wird. Zudem tragen die Angehörigen dieses Berufes eine große Verantwortung. Der Personalreferent ist in den Bereichen Personalbeschaffung, -planung, -verwaltung und –Entwicklung tätig und in personelle Entscheidungen eingebunden. Dabei arbeitet er eng mit der Unternehmensführung zusammen. Welche Aufgaben konkret vom Personalreferenten übernommen werden, richtet sich auch danach, in welchem Bereich die Fachkraft ihren Einsatz findet.

Der Arbeitsalltag wird vom Tätigkeitsschwerpunkt bestimmt

Steht die Personalbeschaffung - neudeutsch auch Recruitment genannt - im Mittelpunkt, entwickelt der Personalreferent zur Gewinnung von geeignetem Personal zuerst Strategien. Anschließend arbeitet er Stellenprofile aus und formuliert entsprechende Stellenangebote, welche in verschiedenen Medien nach Beauftragung durch den Personalreferenten veröffentlicht werden. Melden sich daraufhin Bewerber, ist der Personalreferent erster Ansprechpartner im Unternehmen.

Der Personalreferent steht telefonisch für Auskünfte zur Verfügung, sichtet die eingehenden Bewerbungen und nimmt danach in Absprache mit den Führungskräften eine Vorauswahl vor. Anschließend bereiten die Personalreferenten Gespräche mit den ausgewählten Bewerbern vor, führen diese in Eigenregie oder mit Kollegen durch und werten diese aus. Weiterhin gehört die Ausarbeitung von Arbeitsverträgen in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften und den Unternehmenszielen zu ihrem Tätigkeitsbereich.

Ist das Personalmanagement, bzw. die -verwaltung Arbeitsgebiet, beschäftigt sich der Personalreferent mit dem Verwalten und Führen der Personalakten beziehungsweise –unterlagen. Die Erstellung von Arbeitszeugnissen sowie die Erfassung von Krankheits-, Urlaubs- und sonstigen Fehlzeiten der Mitarbeiter und deren Auswertung sind in der Personalverwaltung ebenfalls vertreten. Im Rahmen der Tätigkeit kann der Personalreferent mit Fehlzeitengesprächen und dem Ergreifen von Disziplinarmaßnahmen wie Abmahnungen in Absprache mit der Geschäftsführung betraut werden.

Ferner kennen sich manche Personalreferenten in der Lohn- und Gehaltsabrechnung aus. Sie gehen der Lohnabteilung bei den Vorbereitungen zur Hand, beantworten den Beschäftigten Fragen zu Steuern, zum Entgelt und zu Sozialversicherungsabgaben und prüfen die Sozialversicherungspflicht. Auch zu den Themen Elternzeit, Mutterschutz, Altersteilzeit, Arbeitszeitmodelle, betriebliche Erfolgsbeteiligung, betriebliche Altersversorgung, Firmendarlehen und betriebliche Vermögensbildung können Personalreferenten und –Referentinnen angesprochen werden.

Stehen Weiterbildungen an, kommen die Personalreferenten wiederum ins Spiel. Sie sind an der Planung derartiger Maßnahmen beteiligt. Hier übernehmen sie beispielsweise die Befragung der Mitarbeiter mit Hilfe von Fragebögen und Personalgesprächen, um vorab den Weiterbildungsbedarf zu ermitteln. Danach werden vom Referenten Schulungspläne erstellt sowie die Betreuung und Organisation der stattfindenden Seminare und Schulungen übernommen.

Nicht nur angenehme Aufgaben werden dem Personalreferenten zugeteilt: Muss ein Unternehmen Personal abbauen, werden von ihm Kündigungen und strukturelle Änderungen vorbereitet.

Ein Abschluss im Personalwesen erlaubt den Zugang zum Beruf Personalreferent/-in

Zumeist ist für den Beruf Personalreferent ein Abschluss im Personalwesen notwendig. Dieser lässt sich entweder durch ein Hochschulstudium oder durch eine Weiterbildung erreichen. Ein Zugangsstudienfach ist beispielsweise Personalmanagement, -dienstleistung mit Bachelor- oder Masterabschluss. Nach dem Abschluss bieten sich Traineeprogramme im Personalwesen für den Berufseinstieg an. Strebt man ohne Hochschulabschluss eine Position als Personalreferent an, eignet sich unter anderem Betriebswirt/-in (Fachschule) für Personalwirtschaft, Geprüfter Personalkaufmann / Geprüfte Personalkauffrau oder Geprüfter Personaldienstleistungsfachwirt / Geprüfte Personaldienstleistungsfachwirtin als Einstiegsberuf. Die vorgenannten Berufsbilder eignen sich ebenso bei der Jobsuche als Alternativbeschäftigungen. Manche der Berufe setzen eine mehr oder weniger lange Einarbeitungszeit voraus, andere umfassen nur Teiltätigkeiten des eigentlichen Ausgangsberufes.

Während der Tätigkeit als Personalreferent sollten durch die Teilnahme an Qualifizierungslehrgängen regelmäßig Kenntnisse und Fähigkeiten erweitert werden. Gleichzeitig kann man ebenfalls beruflich weiterkommen. Hat man etwa noch kein Studium absolviert, bietet sich in diesem Fall die Gelegenheit dafür. Infrage kommt ein grundständiges Studium zum Erwerb eines Bachelorabschlusses zum Beispiel in Betriebswirtschaftslehre, Business Administration und Personalmanagement, -dienstleistung. Ist bereits ein Bachelorabschluss vorhanden, lässt sich in diesen Studienfächern ebenfalls ein Masterabschluss machen. Mit einer Promotion stehen die Chancen auf eine Anstellung in der Forschung, der öffentlichen Verwaltung und in der Privatwirtschaft gut. Mit einer Habilitation ist die Berufung zum Hochschulprofessor / zur Hochschulprofessorin in greifbarer Nähe.

Geht es um den Verdienst eines Personalreferenten, offenbaren sich große Unterschiede. Sie sind zum einen von der Branche und der Region abhängig, zum anderen von den Anforderungen der jeweiligen Stelle, der Verantwortlichkeit und nicht zuletzt von der Berufserfahrung der betreffenden Person. Denkbar ist eine Bruttovergütung pro Monat zwischen 3.300 und 4.500 Euro. Abweichungen nach oben oder unten sind allerdings gleichfalls möglich. Besonders im HR-Consulting sind die Verdienstmöglichkeiten als Headhunter vielversprechend.

Der Bedarf an gut ausgebildetem Fachpersonal nimmt stetig zu, daher werden auch Personalreferenten und –Referentinnen in der Zukunft gebraucht. Sie müssen sich aber auf einige Veränderungen in ihrem Arbeitsumfeld einstellen. Social Media wird künftig ein wichtiges Thema im Personalwesen sein. Die zentrale Herausforderung ist jedoch im demografischen Wandel zu sehen. Ältere Mitarbeiter gewinnen zunehmend an Bedeutung und konfrontieren die Personalreferenten und –Referentinnen mit neuen Aufgaben.