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Büroassistent/-in: Allrounder im Büro

Im normalen Büroalltag fallen eine ganze Reihe von Aufgaben an, die zuverlässig erledigt werden müssen. Büroassistenten sind dabei praktisch Alleskönner für EDV bis Rechnungswesen.

Büroassistent bzw. Büroassistentin ist eine Weiterbildung, die mit der Prüfung vor der Handwerkskammer abgeschlossen wird. Sie vermittelt betriebswirtschaftliche Kenntnisse, Kenntnisse im Finanz- und Rechnungswesen, in der EDV und berührt auch das Arbeits- und Vertragsrecht. Sie soll den Absolventen befähigen, danach alle in einem Büro üblichen Arbeiten erledigen zu können.

Die zur Vermittlung der Kenntnisse angebotenen Lehrgänge können in Vollzeit oder auch neben dem Beruf besucht werden und sind gebührenpflichtig. Sie dauern etwa drei Monate in Vollzeit oder etwa acht Monate in Teilzeit.

Abgeschlossene Ausbildung ist Voraussetzung

Voraussetzung für die Zulassung ist in der Regel die erfolgreich abgelegte Abschlussprüfung in einem Ausbildungsberuf. Das muss kein kaufmännischer Beruf sein, auch ein Handwerksberuf kommt infrage. So soll auch einem Handwerker ermöglicht werden, durch diesen Abschluss seine Fähigkeit zur üblichen Büroarbeit zu dokumentieren.

Büroassistenten sind aber keineswegs nur in Handwerksbetrieben tätig. Auch in den Industrie- und Handelsbetrieben oder in anderen Institutionen, die eine kaufmännische Verwaltung benötigen, sind sie zu finden. Falls die vorherige Ausbildung nicht auf einem kaufmännischen Gebiet erfolgte, bringen sie zudem Kenntnisse mit, die durchaus nützlich sein und zu einem besseren Verständnis der Arbeit führen können.

Büroallrounder

Büroassistenten und Büroassistentinnen erledigen den allgemeinen Schriftverkehr im Büro, schreiben Berichte und Notizen, bearbeiten die eingehende Post und übernehmen den Versand des Postausgangs. Ebenso erstellen sie Statistiken und Auswertungen, prüfen die Eingangsrechnungen und erstellen die Rechnungen an Kunden. Sie koordinieren Termine, seien es nun die Kundendiensttermine in einem Handwerksbetrieb oder die Besuchstermine des Außendienstes in einem Handelshaus. Zu ihren Aufgaben kann es auch gehören, Büromaterial zu verwalten und Besprechungen und Seminare vorzubereiten.

Der Arbeitsverdienst richtet sich nach den zu erledigenden Aufgaben. Eventuell kommen noch vermögenswirksame Leistungen oder Sonderzahlungen wie ein Urlaubs- oder Weihnachtsgeld hinzu. Tarifvertragliche Regelungen können zum Tragen kommen.

Auch wer sich zur Büroassistentin oder zum Büroassistenten weitergebildet hat und so vielleicht eine befriedigendere Tätigkeit gefunden hat, sollte nicht auf der Stelle treten. Durch Seminare und Kurse lassen sich die Kenntnisse noch vertiefen und entsprechend der betrieblichen Bedürfnisse erweitern. Dies kann auch zu einem höheren Verdienst führen. Aufstiegsmöglichkeiten zum Büroleiter oder zur Büroleiterin sind gegeben, falls eine entsprechende organisatorische Gliederung besteht.

Wer eine kaufmännische Ausbildung durchlaufen hat, kann anstelle des Büroassistenten oder der Büroassistentin auch die Weiterbildung zum Sekretär bzw. zur Sekretärin oder zum Teamassistenten bzw. zur Teamassistentin anstreben. Hierzu werden Seminare und Lehrgänge von den Industrie- und Handelskammern oder anderen privaten Weiterbildungsinstituten angeboten. Der erfolgreiche Abschluss der Weiterbildung wird durch ein entsprechendes Zertifikat nachgewiesen.

Natürlich ist die Weiterbildung Büroassistent/-in oder Sekretär/-in nicht Bedingung, um derartige Tätigkeiten auszuüben. Die Weiterbildung kann aber dem beruflichen Fortkommen sehr förderlich sein. So dokumentiert sie gegenüber dem derzeitigen und einem künftigen Arbeitgeber, dass man nicht nur über praktische, sondern auch über theoretische Kenntnisse verfügt.